개인정보처리방침

제1조 (AI 기반 계약서 자동 인식 기능)

① EVPASS(이하 "회사")는 매매계약서의 내용을 인식하고 출고품의서 작성에 필요한 항목을 자동으로 입력하는 AI 계약서 자동 인식 기능을 제공합니다.

② 회사는 해당 기능의 제공에 필요한 최소한의 개인정보를 처리하며, 개인정보의 국외 이전에 관한 사항을 안내하고 정보주체의 별도 동의를 받은 후 해당 정보를 이전합니다.

③ AI가 인식한 정보에는 오류 또는 누락이 있을 수 있으므로, 담당자는 원본 계약서와 대조하여 내용을 확인하고 필요한 사항을 수정한 후 출고품의서를 확정합니다.

④ 정보주체가 국외 이전에 동의하지 않는 경우에는 AI 자동 인식 기능을 사용하지 않고 담당자가 직접 입력하여 업무를 처리합니다. 이에 따른 차량 계약 및 출고 서비스 이용의 제한은 없습니다.

제2조 (개인정보 처리업무의 위탁)

① 회사는 원활한 서비스 제공을 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁합니다.

② AI 계약서 자동 인식 업무에 참여하는 국외 재수탁자는 다음과 같습니다.

③ 회사는 위탁계약 체결 시 위탁 목적 외 개인정보 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁의 조건과 제한, 수탁자에 대한 관리·감독 및 손해배상 등 책임에 관한 사항을 문서로 정하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 관리·감독합니다.

④ 수탁자가 개인정보 처리업무를 재위탁하는 경우에는 관계 법령 및 위탁계약에서 정한 절차를 준수하도록 관리합니다.

⑤ 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경되는 경우에는 지체 없이 본 개인정보처리방침을 통해 공개합니다.

제3조 (개인정보의 국외 이전)

① 회사는 AI 계약서 자동 인식 기능을 제공하기 위하여 정보주체의 별도 동의를 받아 다음과 같이 개인정보를 국외로 이전합니다.

② 이전되는 정보는 다음 항목 중 해당 계약서에 기재된 정보입니다.

• 개인 고객 정보: 성명, 생년월일, 휴대전화번호, 전화번호, 이메일 및 주소
• 법인·개인사업자 관련 정보: 상호, 사업자등록번호, 법인등록번호, 사업장 주소, 대표자·대리인의 성명 및 연락처
• 계약·차량 관련 정보: 계약번호, 계약일, 차량 모델, 차대번호, 색상, 차량 가격 및 결제 관련 정보
• 담당자 정보: 담당자의 성명 및 업무용 연락처
• 계약서에 포함된 서명 · 날인 이미지

③ 자동 인식을 위해 계약서 파일(PDF) 전체가 전송되므로, 계약서에 기재된 서명 · 날인 이미지와 매도인 입금 계좌 정보 등도 함께 전송될 수 있습니다. 다만 회사는 인식 결과 중 출고품의서 작성에 필요한 항목만 저장하며, 서명 이미지 · 계좌번호 · 카드번호 등은 인식 결과로 저장하지 않습니다.

④ 회사는 이전받는 자가 개인정보를 위탁 목적의 범위에서만 처리하도록 계약 및 서비스 설정을 관리합니다. 이전받는 자의 상용 API 조건에 따라 전송된 정보는 AI 모델 학습에 이용되지 않습니다.

⑤ 회사는 국외 이전에 동의하지 않은 정보주체의 계약서를 해당 AI 서비스로 전송하지 않습니다. 이를 위해 담당자가 정보주체의 동의 여부를 확인(시스템에서 확인 표시)한 경우에만 자동 인식 기능이 실행되도록 시스템에서 제한합니다.

⑥ 계약서에 공동명의자, 대리인 또는 담당자 등 다른 정보주체의 개인정보가 포함된 경우에는 해당 정보에 대해서도 적법한 처리 및 국외 이전 근거를 확보한 후 전송합니다.

⑦ 업로드한 계약서 파일과 작성된 출고품의서는 회사의 국내 서버에 보관하며, 출고 완료(또는 계약 취소) 후 3년이 지나면 파기합니다. 다만 관계 법령에 따라 보관해야 하는 경우에는 그 기간 동안 보관합니다.

제4조 (국외 이전 동의 거부 및 철회)

① 정보주체는 개인정보의 국외 이전에 동의하지 않을 권리가 있으며, 동의한 이후에도 다음 연락처를 통해 동의를 철회할 수 있습니다.

② 회사는 동의 철회 요청이 확인되면 해당 정보주체의 개인정보가 추가로 국외 이전되지 않도록 조치합니다.

③ 이미 이전된 개인정보에 대한 삭제 요청은 이전받는 자에게 전달하고, 적용되는 법령과 계약에 따라 처리한 후 그 결과를 안내합니다. 법령에 따라 보관이 필요한 정보가 있는 경우에는 그 사유와 보관기간을 안내합니다.

④ 동의 거부 또는 철회 시에는 담당자가 직접 입력하는 방식으로 업무를 처리하며, 이에 따른 차량 계약 및 출고 서비스 이용의 제한은 없습니다.

제5조 (개인정보의 안전성 확보조치)

회사는 개인정보를 안전하게 처리하기 위하여 다음 조치를 적용합니다.

• 개인정보 처리 담당자에 대한 접근권한 부여 및 관리 (회사 · 영업사원별 계정, 본인 담당 건만 열람)
• 계약서 및 개인정보 전송 구간의 암호화 (HTTPS · TLS)
• 업로드한 계약서 파일을 웹에서 직접 열 수 없는 위치에 보관
• AI 인식 결과 중 출고품의서에 필요한 항목만 저장
• 개인정보 처리시스템의 접속기록 관리 및 점검
• 위탁·재위탁 업무에 대한 개인정보 보호조치 확인 및 관리·감독
• 보유기간 경과 또는 처리 목적 달성에 따른 개인정보의 삭제 및 파기 관리

제6조 (개인정보 보호 담당자 및 문의)

① 회사는 개인정보 처리에 관한 문의, 불만 처리 및 피해 구제, 정보주체의 권리 행사 등을 접수하기 위하여 다음과 같이 개인정보 보호 담당자를 지정하고 있습니다.

② 정보주체는 개인정보의 열람·정정·삭제·처리정지 요청 및 국외 이전 동의 철회 등을 위 연락처로 접수할 수 있습니다. 회사는 관계 법령에 따라 요청을 처리하고 그 결과를 안내합니다.

제7조 (개인정보처리방침의 변경)

회사는 개인정보 처리 내용이나 관련 법령의 변경에 따라 본 개인정보처리방침을 수정하는 경우, 변경 내용과 시행일을 EVPASS 서비스 및 관련 홈페이지의 개인정보처리방침 게시 위치에 안내합니다. 별도의 동의가 필요한 변경 사항은 관계 법령에 따라 동의를 받습니다.

공고일: 2026년 10월 28일  /  시행일: 2026년 11월 1일